Questão 46 · Arquivologia: Gestão de documentos
Determinada instituição está gerando documentos desnecessários, aumentando o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado. Esse problema pode ser resolvido por meio da gestão de documentos em sua:
- A) primeira fase – elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências;
- B) segunda fase – controle da produção de documentos de caráter normativo;
- C) segunda fase – utilização de documentos;
- D) terceira fase – utilização de processadores de palavras;
- E) terceira fase – destinação de documentos.
Marque a alternativa correta:
Gabarito: A
Gabarito definitivo divulgado pela banca FGV (CODEMIG 2015).
Comentário
Gabarito: A.
O problema descrito, geração de documentos desnecessários que aumentam o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, é um problema de produção documental. As fases da gestão de documentos são produção, utilização e destinação. A primeira fase é a produção, e é nela que se atua para racionalizar a criação de documentos, como fichas, formulários e correspondências, evitando documentos desnecessários.
- B: o controle da produção pertence à primeira fase, e não à segunda.
- C: a utilização é a segunda fase e trata do uso e da circulação dos documentos já produzidos, e não de evitar sua criação desnecessária.
- D: o uso de processadores de texto está ligado à produção, e não à terceira fase, que é a destinação.
- E: a destinação, terceira fase, trata da eliminação e do recolhimento dos documentos, depois que o volume já foi gerado.
Fundamentos: fases do ciclo documental: produção, utilização e destinação · racionalização da produção documental · controle de formulários e correspondências
Comentário gerado pela Cravei IA a partir do enunciado e do gabarito definitivo divulgado pela banca, e conferido por uma verificação automática. A IA pode errar: o gabarito oficial sempre prevalece.
Fonte: prova FGV CODEMIG 2015 (Arquivista), questão 46, com o gabarito definitivo da banca. Comentário: Equipe Cravei · como fazemos e revisamos.